取引先からの電話で問い合わせを受けました。回答するには資料を探す必要があり、時間がかかりそうです。対応として最も適切なものはどれですか。
- 1相手を待たせないよう、受話器を机に置いたまま急いで資料を探す
- 2保留にして、資料が見つかるまで何分かかっても相手に待ってもらう
- 3時間がかかりそうな旨を伝え、調べたうえでこちらから折り返し電話をすることを申し出る
- 4正確な回答はできないが、記憶をたどってその場でおおよその内容を答える
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正解：3
調べるのに時間がかかりそうなときは、相手を長く待たせず、こちらから折り返すことを申し出るのが適切です。その際、相手の名前と電話番号、折り返しの目安を確認します。受話器を置いたままでは社内の会話が相手に聞こえるおそれがあり、保留で長く待たせるのも相手の負担になります。うろ覚えで答えると誤った情報を伝えかねません。待たせるのが長くなりそうなときは、こちらから折り返すのが基本です。
根拠：電話応対の基本（保留と折り返し）