一日の中で、メールの返信、伝票の入力、資料のコピーといった細かい作業がばらばらに発生します。仕事を効率よく進める方法として、最も適切なものはどれですか。
- 1作業が発生するたびに、取り組んでいる仕事をその都度止めて、すぐに対応する。
- 2急ぎのものは先に対応し、それ以外は同じ種類の作業ごとにまとめ、時間帯を決めて一度に処理する。
- 3細かい作業は重要度が低いので、週末など手が空いたときにまとめて処理する。
- 4細かい作業はすべて同僚に頼み、自分は大きな仕事だけに集中する。
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正解：2
同じ種類の作業をまとめて処理すると、準備や頭の切り替えにかかる時間が減り、効率が上がります。ただし、急ぎの用件や期限が近いものは先に対応する必要があります。発生するたびに手を止める方法では、集中が途切れて段取り替えのムダが増えます。週末までためると、期限に遅れたり相手を待たせたりするおそれがあります。自分の仕事を同僚に押し付けるのも不適切です。同じ種類の作業はまとめて処理しつつ、緊急のものは優先する、という点を覚えておきましょう。
根拠：業務効率化の基本（同種作業のまとめ処理・段取り）