社内文書に文書番号を付ける主な目的として、最も適切なものはどれか。
- 1受信者に文書の重要度を伝えるため
- 2文書の整理・保管や、後で照会するときに文書を特定しやすくするため
- 3発信者の役職の高さを示すため
- 4文書の枚数を受信者に知らせるため
- 5社外に送る文書と区別して秘密を守るため
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正解：2
文書番号は、発信した文書を整理・保管し、後で「○○号の件」と照会したり検索したりするときに文書を特定するために付けます。重要度や役職、枚数を表すものではありません。また、文書番号は社外文書にも付けるため、社外文書との区別が目的でもありません。文書番号は「文書の特定と管理のため」と覚えておきましょう。
根拠：ビジネス文書の基本構成（文書番号）