社内文書の「回覧」について、最も適切なものはどれか。
- 1回覧は、関係者全員に同時に届くので、急ぎの連絡に最も適した方法である。
- 2回覧文書は、読んだ人が内容に誤りを見つけたら、その場で書き直してから次の人に回す。
- 3回覧文書は、一つの文書を関係者に順に回して読んでもらうもので、読んだ人は確認印やサインをして次の人に回す。
- 4回覧の順序はとくに示さず、読み終えた人が自由に次の人を選んで回すのがよい。
- 5回覧文書は社内だけでなく、関係する取引先にも順に回して読んでもらうものである。
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正解：3
回覧は、一つの文書を決まった順に関係者へ回して読んでもらう方法です。読んだ人は確認印やサインをして、誰がもう読んだかが分かるようにします。全員に順番に回るので時間がかかり、急ぎの連絡には向きません。読んだ人が勝手に内容を書き換えたり、社外に回したりするのも不適切です。回覧は「順に回す・読んだ印を残す・急ぎには使わない」と覚えておきましょう。
根拠：社内文書の種類（回覧文書）に関する一般的なビジネス文書実務