すでに発信した社内文書の内容に誤りが見つかり、訂正の文書を出すことになった。訂正文書の書き方として、最も適切なものはどれか。
- 1元の文書を回収して正しい文書と差し替え、訂正したことは特に知らせない。
- 2件名に「（訂正）」などを付け、元の文書の発信日付・文書番号・件名を示したうえで、どの箇所をどのように訂正するのかを明確に書く。
- 3訂正後の内容だけを書けば十分なので、元の文書がどれであるかは書かない。
- 4訂正は軽い事柄なので、文書は出さずに口頭で関係者に伝えるだけにする。
- 5訂正文書には新しい発信日付を付けず、元の文書と同じ日付と文書番号をそのまま使う。
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正解：2
訂正文書では、どの文書のどの部分を直すのかが受信者にすぐ分かることが大切です。そのため、件名で訂正であることを示し、元の文書の日付・文書番号・件名を挙げたうえで、訂正前と訂正後を明確に書きます。黙って差し替えたり、元の文書を示さなかったり、口頭だけで済ませたりすると、受信者が混乱し、記録も残りません。訂正文書も一つの新しい文書なので、実際に発信する日付を付けます。訂正は「元の文書を特定し、訂正箇所をはっきり示す」と覚えておきましょう。
根拠：社内文書の構成（文書番号・発信日付・件名）に関する一般的なビジネス文書実務