次は、「秘」扱い文書を社外にファクスで送ることになったときの対応について述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
- 1ファクスは送信先で誰が見るか分からないので、原則として避け、ほかの方法がないかを検討した。
- 2やむを得ず送るときは、事前に電話で知らせ、相手本人にファクスの前で待っていてもらった。
- 3送信前に、相手のファクス番号に間違いがないかをよく確認した。
- 4送信後に電話をして、相手本人が受け取ったかどうかを確認した。
- 5急いでいたので、担当者が不在だったが会社の代表番号のファクスに送り、後で本人に連絡した。
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正解：5
本人が不在のまま代表番号のファクスに送ると、受信した文書がほかの人の目に触れてしまうため不適当です。「秘」扱い文書はファクスでの送信を避けるのが原則です。どうしても送る場合は、事前連絡で本人に待機してもらい、番号を確認し、送信後に受け取りを確かめます。ファクスで送るなら「本人が受け取れる状態」を確かめてから、と覚えておきましょう。